KPI là gì? Xây dựng KPI như thế nào là hiệu quả?

KPI là một thuật ngữ khá quen thuộc, là một giá trị số cho biết công ty hay nhóm có đạt được mục tiêu đề ra hay không? Theo dõi các chỉ số KPI sẽ giúp bạn đánh giá được hiệu suất công việc dựa trên kết quả đưa ra. Vậy KPI là gì? Tầm quan trọng và cách xây dựng KPI hiệu quả như thế nào. Hãy cùng planpublicprocurement.org tham khảo bài viết dưới đây nhé!

I. KPI là gì?

KPI viết tắt của từ Key Performance Indicator

• KPI viết tắt của từ Key Performance Indicator là chỉ số đánh giá hiệu quả công việc, là công cụ đo lường và đánh giá hiệu quả công việc, được thể hiện thông qua các số liệu, tỷ lệ, chỉ số định lượng, phản ánh hiệu quả, hoạt động của tổ chức hoặc chức năng của một công ty, doanh nghiệp riêng lẻ. Mỗi bộ phận trong công ty sẽ có một KPI khác nhau để đánh giá khách quan hiệu quả công việc của từng bộ phận.
• KPI là một công cụ hiện đại giúp các nhà quản lý triển khai các chiến lược lãnh đạo thành các mục tiêu quản lý và kế hoạch hành động cụ thể cho từng bộ phận và khu vực (về mặt nhân sự: tuyển dụng, đào tạo, năng suất nhân sự, an toàn lao động, giờ làm việc, tiền lương, đánh giá công việc, hoạt động cải tiến, lòng trung thành, tài chính, chất lượng sản xuất, quảng cáo)… và tất cả mọi người.
• Vì vậy, KPI phù hợp với nhiều mục đích: quản lý hệ thống làm việc của một tổ chức, tự quản lý công việc của nhóm và cá nhân. Nói cách khác, kPI là các mục tiêu công việc mà một tổ chức, bộ phận, nhóm hoặc cá nhân cần đạt được để đáp ứng một yêu cầu chung. Thông thường mỗi chức danh sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng. Người quản lý sẽ áp dụng các thước đo để đánh giá hiệu quả hoạt động của vị trí hoặc chức danh.
• Tùy theo việc hoàn thành KPI mà tổ chức (công ty, cơ quan, bộ phận) sẽ có chế độ thưởng phạt cho mọi người. KPI cho biết hiệu quả hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp, tổ chức và đánh giá liệu những người thực hiện công việc có đạt được mục tiêu của họ hay không.

II. Vai trò của KPI

Giám sát hiệu suất của nhân viên một cách trực quan

1. Đối với doanh nghiệp

• Giám sát hiệu suất của nhân viên một cách trực quan, minh bạch và chính xác, đồng thời đề xuất chế độ đãi ngộ, khen thưởng và kỷ luật phù hợp.
• Nâng cao hiệu quả của quá trình kiểm tra nghiệm thu
• Đảm bảo rằng các mục tiêu và tầm nhìn có thể được hoàn thành như mong đợi

2. Với nhân viên

• Hiểu công việc được hoàn thành tốt như thế nào so với mục tiêu đã đặt chúng có thể được cải thiện kịp thời
• Tạo động lực làm việc để đạt được mục tiêu đề ra
• Phát hiện nhiều khiếm khuyết trong quá trình làm việc nếu chậm tiến độ.

III. Tại sao KPI lại quan trọng?

KPI cung cấp cái nhìn tổng quan trực tiếp về hiệu suất tổng thể

1. Đo lường mục tiêu của bạn 

• Mặc dù KPI có thể dễ bị nhầm lẫn với mục tiêu của công ty hoặc mục tiêu chính, nhưng chúng chỉ là một cách để đo lường các mục tiêu và số liệu. Ví dụ: nếu mục tiêu của công ty bạn là kiếm một số tiền nhất định mỗi tháng bằng cách bán các mặt hàng đắt tiền, KPI sẽ cho bạn thấy mục đích nhanh nhất hoặc chậm nhất để đạt được những mục tiêu đó.
• Trong trường hợp này, hệ thống KPI có thể chỉ ra rằng nhóm bán hàng của bạn chỉ đạt được 20% doanh số kỳ vọng mà công ty của bạn đã thiết lập làm cơ sở. Với tư cách là người quản lý trong trường hợp này, bạn phải ngay lập tức cho nhóm bán hàng của mình biết chuyện gì đang xảy ra và tại sao doanh số dự kiến ​​không đạt được.
• Khi bạn có thể đo lường mục tiêu của mình theo cách này, bạn có cơ hội hiểu được điều gì đã xảy ra và sau đó đưa ra quyết định có thể giúp bạn đạt được mục tiêu nhanh hơn. Đây được cho là lý do quan trọng nhất tại sao nên sử dụng KPI và những cách sử dụng quan trọng nhất đối với KPI.

2. Tạo môi trường học tập 

• Bằng cách sử dụng KPI để đo lường mục tiêu, bạn có thể tạo ra bầu không khí học tập trong công ty của mình. Theo Root Cause, việc đo lường dữ liệu của KPI tạo ra có thể tạo ra nhiều cuộc trò chuyện quan trọng ở nơi làm việc.
• Khi bạn nhận thấy những bất lợi trên kPI, bạn có cơ hội thảo luận về KPI với các cá nhân hoặc nhóm cụ thể. Đây là cơ hội tuyệt vời để bạn giải thích cho nhân viên cách làm khác đi và cách đạt được mục tiêu tốt hơn.
• Ngoài ra, bạn có thể phân tích xem KPI mà bạn thiết lập có phải là thước đo hợp lệ hay không và nếu nhân viên cảm thấy mục tiêu đó là viển vông, bạn có thể thực hiện các sửa đổi cần thiết.

3. Tiếp nhận các thông tin quan trọng

• KPI cung cấp cái nhìn tổng quan trực tiếp về hiệu suất tổng thể của công ty bạn. Khi bạn ở trong một thị trường cạnh tranh, thông tin đó có thể đóng một vai trò quan trọng trong nỗ lực “đánh bại” đối thủ cạnh tranh của bạn.
• KPI cung cấp dữ liệu thời gian thực cho phép bạn thực hiện các điều chỉnh hệ thống để bạn không phải thực hiện những thay đổi mạnh mẽ vào cuối mỗi tháng để đạt được mục tiêu của mình.
• Một số công ty sử dụng KPI để đo lường mức độ họ đáp ứng các tiêu chuẩn nhất định có thể không ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh hoặc lợi nhuận của họ. Ví dụ, bảo vệ môi trường có thể là ưu tiên hàng đầu đối với doanh nghiệp của bạn, điều này có thể nâng cao danh tiếng của công ty bạn trước áp lực chính trị ngày càng gia tăng. Để cho thấy rằng bạn đang thực hiện điều này một cách nghiêm túc, bạn có thể đăng KPI của mình trên trang web của mình, giống như các công ty dược phẩm toàn cầu như Pfizer.

4. Khuyến khích tinh thần trách nhiệm

• Nếu bạn không tiết lộ các KPI về hiệu suất chính, bạn có nguy cơ đưa ra quyết định sai lầm về nhân viên của mình trong quá trình đánh giá. Bạn có thể cho rằng một nhân viên làm việc kém hiệu quả vì họ gặp vấn đề về đúng giờ hoặc cảm thấy thiếu sự tương tác với công ty, nhưng bạn không có bằng chứng định lượng. KPI có thể cho thấy đánh giá của bạn không chính xác, trong khi nhận thức “hiệu suất kém” có thể tạo ra kết quả thống kê thuận lợi và kết quả tốt.
• Ngược lại, nếu số liệu thống kê KPI của họ cho thấy sự bất lợi, thì những nhân viên kém hiệu quả sẽ ít có khả năng bác bỏ quan điểm của họ hơn. Về cơ bản, KPI tạo động lực cho cả nhân viên (nếu họ không thực hiện nhiệm vụ của mình) và người sử dụng lao động (nếu KPI được coi là không thể đạt được).

5. Cải thiện tinh thần 

• Động lực của nhân viên và sự hài lòng trong công việc là vô cùng quan trọng để cải thiện hiệu suất và văn hóa công ty. Khi mục tiêu chỉ có thể đạt được hàng quý hoặc mỗi năm một lần, thường rất khó để tạo động lực cho nhóm của bạn.
• Khi nhân viên của bạn thỉnh thoảng nhận được báo cáo tích cực đáp ứng các tiêu chí KPI nhất định, họ cảm thấy rất hoàn thành và có động lực. Kết quả thường là tạm thời. Nó tạo ra cảm giác nhất quán và cho phép họ tập trung vào việc đạt được các mục tiêu KPI.
• Một hệ thống KPI tốt sẽ cải thiện kết quả thống kê bằng cách cân bằng vai trò lãnh đạo của bạn với hiệu quả hoạt động của nhóm. Họ có thể sử dụng thông tin này để theo dõi công việc và tiến độ của nhân viên, thảo luận để tìm hiểu, cung cấp phản hồi và cuối cùng là cải thiện sự hài lòng trong công việc như một mục tiêu sắp tới.